Як вбачається з наданої до огляду копії трудової книжки серії БТ-1 № 8190186, виданої на ім’я Шорнікової Тетяни Федорівни 07.08.1989 року (далі – Трудова книжка), на її першій сторінці (титульному аркуші) відсутня печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Станом на дату видачі Трудової книжки порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях був врегульований Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 року № 162 (далі – Інструкція № 162), яка була чинна станом на дату видачі Трудової книжки.
Відповідно до п. 1.1. Інструкції № 162 трудова книжка є основним документів про трудовий діяльності робочих і службовців.
Трудові книжки ведуться на всіх робітників і службовців державних, кооперативних і громадських підприємств,установ і організацій (далі – підприємство), які працювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальним страхуванням.
Згідно із п. 2.2. Інструкції № 162 заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Згідно із п. 2.11. Інструкції № 162 після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після того ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Аналогічні положення містить чинна на сьогодні Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року № 58.
Як вбачається з Трудової книжки, першим місцем роботи Шорнікової Т.Ф. є Іллічівське відділення Промбудбанку.
Водночас, на її першій сторінці (титульному аркуші) відсутня печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася Трудова книжка.
Отже, особа, відповідальна за видачу трудових книжок на підприємстві, не засвідчила внесені записи на першу сторінку (титульний аркуш) Трудової книжки, чим порушила Інструкцію № 162.
Це вказує на те, що Трудова книжка не була оформлена в установленому порядку.
З огляду на це відповідне орган пенсійного фонду за місцем проживання може відмовити у зарахуванні окремих або усіх періодів страхового стажу під час вирішення питання про призначення пенсії.
У наведених випадках орган пенсійного фонду, як правило, використовує формальний привід, який відповідає чинному законодавству. Стаття 19 Конституції України передбачає, що, зокрема органи пенсійного фонду мають діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Таким чином,слідуючи букві закону, можна дійти висновку, що органи пенсійного фонду не мають права зарахувати стаж за відсутності записів в трудовій книжці, або якщо такі записи невірно оформлені – в зв'язку з наявним порушенням правил ведення трудових книжок (слід розуміти, що маються на увазі правила, які діяли на момент заповнення трудової книжки).
Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 року № 637 затверджено Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі – Порядок № 637).
Згідно із п. 1 Порядку № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до п. 2 Порядку № 637 у разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Згідно із п. 3 Порядку № 637 за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі
застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
За відсутності зазначених у цьому пункті документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
З огляду на це, страховий стаж може бути, зокрема, підтверджений довідками з підприємств, на яких особа працювала, а також з архівних установ, оскільки трудова книжка не була оформлена в установленому порядку.
Необхідні уточнюючі довідки підприємства (правонаступника, архівної установи) або копії наказів, довідки про заробітні плати тощо, які підтверджують відповідний невірно оформлений або відсутній запис у трудовій книжці, в першу чергу на які посилаються органи пенсійного фонду. Якщо можливість отримати конкретний документ відсутня, слід формулювати запит таким чином, аби видобути всі документи, які прямо або непрямо свідчать про факт перебування у трудових відносинах.
Якщо підприємство ліквідовано, слід шукати його правонаступника. За відсутності правонаступника – архівну установу, яка зберігає архіви підприємства. Відсутність підприємства за попередньою адресою не вказує на факт його ліквідації або відсутність правонаступника, для пошуку реального його місцезнаходження можна зробити відповідні запити, перевірити відомості про підприємство за кодом в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємстів та громадських формувань тощо. Так само слід додатково перевірити інформацію про відсутність архівів, якщо є відомості про те, що вони були знищені.
Існують випадки, коли надати необхідні підтвердження записів у трудовій книжці можуть сторонні установи. Наприклад, стаж роботи під час закордонного відрядження у Радянському Союзі крім наказів по підприємству також підтверджується відповідними наказами по міністерству та консульству/посольству за кордоном. Архіви міністерств можуть зберігатись у правонаступників або архіві економіки Росії, архіви консульств або посольств частково у правонаступників (посольствах Росії), частково в архіві МЗС Росії. Також зверну увагу не те, що в Росії, на території якої зареєстровано багато правонаступників закордонних підрядників часів Радянського Союзу, крім державних, крім архівних установ державного рівня є адміністративні архівні установи, які можуть зберігати архіви цих підприємств.
Відповідно до п. 23 Порядку № 637 документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою (у разі наявності).
Згідно із п. 24 Порядку № 637 для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, які внесені в довідки на підставі документів.
З огляду на викладене вище, для підтвердження стажу вважаємо за можливе звернутися із відповідними запитами до підприємств, на яких працювала Шорнікова Т.Ф., а також до архівних установ, оскільки Трудова книжка не була оформлена в установленому порядку.
